税理士の伴 洋太郎（ばん ようたろう）@ban_tax240です。
当記事では、税理士業界（平均年齢60歳超）では若手（30歳代）に位置するワタクシが、業務で使用している道具をご紹介します。
今回紹介するのは ドキュメントスキャナー ScanSnap iX1500です。
使っている理由
当事務所では、ペーパレス化のメリットを享受するために、紙資料の作成や保存をなるべく行わないよう努めております。
- 整理・保管がしやすい
- 検索性が高い
- 共有が行いやすい
- 持ち歩かなくていい
- バックアップをとりやすい
- パスワードや暗号化により保護できる
- 劣化しない
- 更新情報が残る
ペーパレスを実現するためには、資料の受け渡しを紙で行わないことが必要です。
- 【受け】紙資料ではなく、デジタルデータで受け取る。
- 【渡し】事務所で作ったデジタルデータを、デジタルデータのまま引き渡す。
とはいえ、紙資料による受け渡しが避けられないこともあります。
お相手の事情とか、法令その他の決まりごととかを考慮しなければなりませんので。
そんなとき活躍するのが、ドキュメントスキャナーです。
こいつがあれば、受け取った紙資料をデジタルデータ化できます（受け取った紙資料は破棄または返却する）。
そこで当事務所では、富士通のスキャナーブランドDocuWorksシリーズのうち、2つを運用しています。
そのうち今回ご紹介するのが、据え置き型のScanSnap iX1500。
もう一つが、携帯用のScanSnap iX100です。
特徴
液晶パネルが便利
給紙カバーを開くと、4.3インチの液晶パネルが本体前面に配されています。
iPhone8の液晶が4.7インチですから、結構でかい。
静電式タッチパネルで、各種ボタンが配置されています。
物理ボタンはありません。
読み取り設定やスキャンの実行など、本体側の操作だけで行うことが可能です。
- カラーモードの設定（自動、カラー、グレー、白黒）
- 読み取り面の設定（片面か両面か）
- 画質の設定（5段階）
- 給紙方法の設定（通常、継続、手差し）
- 本体設定（Wi-Fi、自動電源OFF、メンテナンス情報など）
- スキャンの実行指示
液晶パネルのないスキャナーですと、スキャン作業そのものが億劫になりがちなんです。
設定変更する際には、別途PCをいじらなければなりませんからね。
プロファイルが便利
読み取り設定は、あらかじめ用途ごとに設定（プロファイル編集機能）しておくことができます。
- 文書をGoogleDriveの「inbox」フォルダに保存する用
- 上記のA3サイズ用
- 名刺を名刺管理クラウドサービスEightにアップロードする用
- レシートをクラウド会計システムfreeeのファイルボックスにアップロードする用
プロファイル編集は、ユーティリティソフト「ScanSnap Home」を用いてPC上で行います。
- プロファイルのアイコン
- プロファイルのタイトル
- プロファイルの説明文
- 原稿種別（自動判定、文書、名刺、レシート、写真）
- スキャン設定（すげー細かく設定できる）
- 保存先（PCの指定場所またはクラウドサービス）
プロファイルを追加すると、本体の液晶画面にアイコンとタイトルが表示されます。
スキャンするときは、アイコンをタッチしてスキャンボタンをタッチすれば良し。
用途別の設定を反映させて読み取り、保存してくれます。
むちゃ便利です。
クラウドサービスとの連携が便利
スキャンデータは、各種クラウドサービスへ直接アップロードすることが可能です。
クラウドストレージとクラウド会計はひと通りおさえられています。
クラウド大好き税理士が歓喜するラインナップ。
スキャン後のアップロードは自動で行うこともできますし、PCの画面上でスキャン結果を確認してからアップロードすることもできます。
まとめ
ドキュメントスキャナー ScanSnap iX1500をご紹介しました。
コイツを手に入れてから、スキャン作業にかかる「手数」がだいぶ削減できました。
ペーパレスは本来、紙を扱わないようにすることです。
紙を手にとってスキャンしている時点で、本当のペーパレスとは言えません。
言うなればペーパー『ストック』レス。紙で『保管は』しないといったところでしょう。
当事務所でもペーパレスを目指しています。
目指してはいますが、完全に実現するのは難しい。
しばらくはスキャナーに活躍してもらう機会が多そうです。
この記事を書いたひと
- 税理士
-
税理士・1級FP。個人事業主や中小法人の税金のお悩みを解決したり、会計処理・税務申告の代行をやったりしています。 freeeが超得意で導入支援の実績多数。一般の方向けのやさしい税務解説記事を書けるのが強みです。詳しいプロフィールはこちら。
記事執筆・監修実績はこちら。
最新記事一覧
- 2023年10月31日-税理士業のことバーチャルオフィスに関する記事を監修しました
- 2023年9月8日-税理士業のこと会社設立に関する記事を監修しました
- 2023年7月21日-税理士業のこと税理士会西尾支部の定例会に参加しました
- 2023年7月20日-税理士業のこと執務スペースの模様替えをしました
