税理士の伴 洋太郎(ばん ようたろう)@ban_tax240です。

 

当記事では、税理士業界(平均年齢60歳超)では若手(30歳代)に位置するワタクシが、業務で使用している道具をご紹介します。

 

今回紹介するのは ドキュメントスキャナー ScanSnap iX1500です。

 

使っている理由

当事務所では、ペーパレス化のメリットを享受するために、紙資料の作成や保存をなるべく行わないよう努めております。

ペーパレス化のメリット
  • 整理・保管がしやすい
  • 検索性が高い
  • 共有が行いやすい
  • 持ち歩かなくていい
  • バックアップをとりやすい
  • パスワードや暗号化により保護できる
  • 劣化しない
  • 更新情報が残る

 

ペーパレスを実現するためには、資料の受け渡しを紙で行わないことが必要です。

紙を使わない資料の受け渡し
  • 【受け】紙資料ではなく、デジタルデータで受け取る。
  • 【渡し】事務所で作ったデジタルデータを、デジタルデータのまま引き渡す。

とはいえ、紙資料による受け渡しが避けられないこともあります。

お相手の事情とか、法令その他の決まりごととかを考慮しなければなりませんので。

 

そんなとき活躍するのが、ドキュメントスキャナーです。

こいつがあれば、受け取った紙資料をデジタルデータ化できます(受け取った紙資料は破棄または返却する)。

 

そこで当事務所では、富士通のスキャナーブランドDocuWorksシリーズのうち、2つを運用しています。

scansnapix1500

そのうち今回ご紹介するのが、据え置き型のScanSnap iX1500。

もう一つが、携帯用のScanSnap iX100です。

特徴

液晶パネルが便利

給紙カバーを開くと、4.3インチの液晶パネルが本体前面に配されています。

iPhone8の液晶が4.7インチですから、結構でかい。

scansnapix1500

 

静電式タッチパネルで、各種ボタンが配置されています。

物理ボタンはありません。

読み取り設定やスキャンの実行など、本体側の操作だけで行うことが可能です。

液晶パネルでできること
  • カラーモードの設定(自動、カラー、グレー、白黒)
  • 読み取り面の設定(片面か両面か)
  • 画質の設定(5段階)
  • 給紙方法の設定(通常、継続、手差し)
  • 本体設定(Wi-Fi、自動電源OFF、メンテナンス情報など)
  • スキャンの実行指示

液晶パネルのないスキャナーですと、スキャン作業そのものが億劫になりがちなんです。

設定変更する際には、別途PCをいじらなければなりませんからね。

プロファイルが便利

読み取り設定は、あらかじめ用途ごとに設定(プロファイル編集機能)しておくことができます。

当事務所で使っている用途別プロファイル
  • 文書をGoogleDriveの「inbox」フォルダに保存する用
  • 上記のA3サイズ用
  • 名刺を名刺管理クラウドサービスEightにアップロードする用
  • レシートをクラウド会計システムfreeeのファイルボックスにアップロードする用

 

プロファイル編集は、ユーティリティソフト「ScanSnap Home」を用いてPC上で行います。

ScanSnap Homeで編集できる設定
  • プロファイルのアイコン
  • プロファイルのタイトル
  • プロファイルの説明文
  • 原稿種別(自動判定、文書、名刺、レシート、写真)
  • スキャン設定(すげー細かく設定できる)
  • 保存先(PCの指定場所またはクラウドサービス)

 

プロファイルを追加すると、本体の液晶画面にアイコンとタイトルが表示されます。

scansnapix1500

スキャンするときは、アイコンをタッチしてスキャンボタンをタッチすれば良し。

用途別の設定を反映させて読み取り、保存してくれます。

むちゃ便利です。

クラウドサービスとの連携が便利

スキャンデータは、各種クラウドサービスへ直接アップロードすることが可能です。

 

クラウドストレージとクラウド会計はひと通りおさえられています。

クラウド大好き税理士が歓喜するラインナップ。

 

スキャン後のアップロードは自動で行うこともできますし、PCの画面上でスキャン結果を確認してからアップロードすることもできます。

scansnapix1500

まとめ

ドキュメントスキャナー ScanSnap iX1500をご紹介しました。

コイツを手に入れてから、スキャン作業にかかる「手数」がだいぶ削減できました。

 

ペーパレスは本来、紙を扱わないようにすることです。

紙を手にとってスキャンしている時点で、本当のペーパレスとは言えません。

言うなればペーパー『ストック』レス。紙で『保管は』しないといったところでしょう。

 

当事務所でもペーパレスを目指しています。

目指してはいますが、完全に実現するのは難しい。

 

しばらくはスキャナーに活躍してもらう機会が多そうです。

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