【若手税理士の仕事道具】ドキュメントスキャナー ScanSnap iX1500

税理士の伴 洋太郎(ばん ようたろう)@ban_tax240です。

 

当記事では、税理士業界(平均年齢60歳超)では若手(30歳代)に位置するワタクシが、業務で使用している道具をご紹介します。

 

今回紹介するのは ドキュメントスキャナー ScanSnap iX1500です。

 

使っている理由

当事務所では、ペーパレス化のメリットを享受するために、紙資料の作成や保存をなるべく行わないよう努めております。

ペーパレス化のメリット
  • 整理・保管がしやすい
  • 検索性が高い
  • 共有が行いやすい
  • 持ち歩かなくていい
  • バックアップをとりやすい
  • パスワードや暗号化により保護できる
  • 劣化しない
  • 更新情報が残る

 

ペーパレスを実現するためには、資料の受け渡しを紙で行わないことが必要です。

紙を使わない資料の受け渡し
  • 【受け】紙資料ではなく、デジタルデータで受け取る。
  • 【渡し】事務所で作ったデジタルデータを、デジタルデータのまま引き渡す。

とはいえ、紙資料による受け渡しが避けられないこともあります。

お相手の事情とか、法令その他の決まりごととかを考慮しなければなりませんので。

 

そんなとき活躍するのが、ドキュメントスキャナーです。

こいつがあれば、受け取った紙資料をデジタルデータ化できます(受け取った紙資料は破棄または返却する)。

 

そこで当事務所では、富士通のスキャナーブランドDocuWorksシリーズのうち、2つを運用しています。

scansnapix1500

そのうち今回ご紹介するのが、据え置き型のScanSnap iX1500。

もう一つが、携帯用のScanSnap iX100です。

特徴

液晶パネルが便利

給紙カバーを開くと、4.3インチの液晶パネルが本体前面に配されています。

iPhone8の液晶が4.7インチですから、結構でかい。

scansnapix1500

 

静電式タッチパネルで、各種ボタンが配置されています。

物理ボタンはありません。

読み取り設定やスキャンの実行など、本体側の操作だけで行うことが可能です。

液晶パネルでできること
  • カラーモードの設定(自動、カラー、グレー、白黒)
  • 読み取り面の設定(片面か両面か)
  • 画質の設定(5段階)
  • 給紙方法の設定(通常、継続、手差し)
  • 本体設定(Wi-Fi、自動電源OFF、メンテナンス情報など)
  • スキャンの実行指示

液晶パネルのないスキャナーですと、スキャン作業そのものが億劫になりがちなんです。

設定変更する際には、別途PCをいじらなければなりませんからね。

プロファイルが便利

読み取り設定は、あらかじめ用途ごとに設定(プロファイル編集機能)しておくことができます。

当事務所で使っている用途別プロファイル
  • 文書をGoogleDriveの「inbox」フォルダに保存する用
  • 上記のA3サイズ用
  • 名刺を名刺管理クラウドサービスEightにアップロードする用
  • レシートをクラウド会計システムfreeeのファイルボックスにアップロードする用

 

プロファイル編集は、ユーティリティソフト「ScanSnap Home」を用いてPC上で行います。

ScanSnap Homeで編集できる設定
  • プロファイルのアイコン
  • プロファイルのタイトル
  • プロファイルの説明文
  • 原稿種別(自動判定、文書、名刺、レシート、写真)
  • スキャン設定(すげー細かく設定できる)
  • 保存先(PCの指定場所またはクラウドサービス)

 

プロファイルを追加すると、本体の液晶画面にアイコンとタイトルが表示されます。

scansnapix1500

スキャンするときは、アイコンをタッチしてスキャンボタンをタッチすれば良し。

用途別の設定を反映させて読み取り、保存してくれます。

むちゃ便利です。

クラウドサービスとの連携が便利

スキャンデータは、各種クラウドサービスへ直接アップロードすることが可能です。

 

クラウドストレージとクラウド会計はひと通りおさえられています。

クラウド大好き税理士が歓喜するラインナップ。

 

スキャン後のアップロードは自動で行うこともできますし、PCの画面上でスキャン結果を確認してからアップロードすることもできます。

scansnapix1500

まとめ

ドキュメントスキャナー ScanSnap iX1500をご紹介しました。

コイツを手に入れてから、スキャン作業にかかる「手数」がだいぶ削減できました。

 

ペーパレスは本来、紙を扱わないようにすることです。

紙を手にとってスキャンしている時点で、本当のペーパレスとは言えません。

言うなればペーパー『ストック』レス。紙で『保管は』しないといったところでしょう。

 

当事務所でもペーパレスを目指しています。

目指してはいますが、完全に実現するのは難しい。

 

しばらくはスキャナーに活躍してもらう機会が多そうです。

この記事を書いたひと

伴 洋太郎(ばん ようたろう)
伴 洋太郎(ばん ようたろう)税理士
BANZAI税理士事務所 代表税理士。1級ファイナンシャル・プランニング技能士。1982年6月21日生まれ。個人事業主、フリーランス、小規模法人の税務が得意で、一般の方向けにやさしい解説記事を書けるのが強み。詳しいプロフィールはこちら。
freee認定アドバイザー3つ星
BANZAl税理士事務所
5.0
Based on 10 reviews
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Fumi AFumi A
10:10 07 Jan 23
今後の将来性を考えている時に伴先生にお会いしました。個人事務所を設立するか、法人を設立するか悩んでいましたが、メリット、デメリットを的確に教えて頂き今後の方向性を考えるのに大変助かりました。綺麗な事務所で凄くフランクで話しやすい方だったので、最初は何を話そうかと緊張していましたが、直ぐに解れて和気藹々と悩みを解決出来ました。是非、税務関係で悩まれている方がいましたら、私は伴先生をイチオシいたします。
K TK T
09:30 27 Dec 22
初めての確定申告で分からないことだらけな折り、知人の紹介で相談させて頂きました。会うまではとても緊張していましたが、伴さんの人柄がすごく相談しやすかったです。確定申告のソフトの使い方や間違いを詳しく説明頂き、とても分かりやすかったです!自分で悩んでいた内容がすぐに解決したので、また分からない事があったら真っ先に相談させて頂きます。ありがとうございました!
マハロマハロ
07:05 23 Dec 22
記帳の相談をするのに税理士の方を探していて、ネットで探していてホームページを見てアットホームな感じだったので決めさせて頂きました。担当してくださった税理士の方がとても親切に相談に乗って下さって、とても助かりました。また是非お願いしたいと思います。
岡田祐平岡田祐平
10:10 19 Nov 22
税理をお願いして3期目です。請求書、領収書等はScanSnapで送っておけば処理してくれる。会計ソフト freeeでの説明も分かりやすい。Chatworkでの普段のやり取りもレスポンスが早い。ITに強い税理士さんで、私にはすごく合っています。
名城真彦名城真彦
04:35 12 Nov 22
今期からBANZAl税理士事務所さんにお世話になっています。税理士さんに顧問をお願いするのは初めてで、他にも何社か税理士さんを検討したのですが、代表の伴さんの誠実な人柄に惹かれてこちらにお願いすることにしました。あとネットに強いところも決め手でした。いつも親身にご対応いただいていまして安心してやりとりができています。ちょっとした質問も気兼ねなくお応えいただいていてとても助かっています。
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